Spisová služba

V ČR je spisová služba definována zákonem č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a změně některých zákonů, jak vyplývá z pozdějších změn takto: „zajištění odborné správy dokumentů doručených i dokumentů vzniklých z činnosti původce, popřípadě z činnosti jeho právních předchůdců, zahrnující jejich řádný příjem, evidenci, rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, podepisování, odesílání, ukládání a vyřazování ve skartačním řízení, a to včetně kontroly těchto činností“

Spisovou službu vykonávají zákonem uvedení původci, kteří se rozdělují na veřejnoprávní a soukromoprávní původce. Spisovou službu mají za povinnost vykonávat pouze veřejnoprávní původci, kterými jsou:

• organizační složky státu
• ozbrojené síly
• bezpečnostní sbory
• státní příspěvkové organizace
• státní podniky
• vysoké školy
• školy a školská zařízení s výjimkou mateřských škol, výchovných a ubytovacích zařízení a zařízení školního stravování (dále jen „školy“)
• zdravotní pojišťovny
• veřejné výzkumné instituce
• právnické osoby zřízené zákonem

Dále vykonávají spisovou službu také orgány samosprávných celků, jako jsou obce a krajské úřady.

Jednotlivé části výkonu spisové služby upravuje vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby.

Provádíme posouzení (audit) spisové služby dle vybraných požadavků Národního standardu elektronických systémů spisových služeb (NSESSS) i podle Zákona 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě. Cílem auditu je porovnání skutečnosti s předepsanou úrovní výkonu a identifikace prostoru ke zlepšení.